ส า ร ะ น่ า รู้
บทความ ทั่วไป
เรื่อง : ขั้นตอนการ "เปลี่ยนออฟฟิศให้สมาร์ทด้วย Paperless Office" ของหน่วยงานในสังกัดสำนักประชาสัมพันธ์เขต 3
เรียบเรียงโดย : คณะทำงาน KM Team สขร.สปข.3
ป้อนข้อมูลโดย :

ขั้นตอนการดำเนินงาน Paperless office ของหน่วยงานในสังกัดสำนักประชาสัมพันธ์เขต 3
ขั้นตอนที่ 1 - จัดทำบันทึกความร่วมมือของบุคลากรทุกคนในหน่วยงานใช้ระบบงานสารบรรณอิเลคทรอนิคส์ เพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษ
ขั้นตอนที่ 2 - มอบหมายให้บุคลากรความรู้ความชำนาญ นำเสนอ คิดค้นและพัฒนา Software หรือระบบงานอิเลคทรอนิคส์ที่เหมาะสมกับสำนักงาน
ขั้นตอนที่ 3 - จัดกิจกรรมและรณรงค์ให้บุคลากรในหน่วยงานร่วมกันกำหนดมาตรการเพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษ ดังนี้
***เน้นการใช้กระดาษ 2 หน้า และนำกระดาษที่ใช้แล้วมาใช้ซ้ำในการร่างหนังสือโต้ตอบต่าง ๆ หรือ ใช้ในการพิมพ์หนังสือแจ้งภายในหน่วยงานให้ใช้กระดาษ 2 หน้า
***แบ่งกระดาษให้แต่ละฝ่ายบริหารจัดการ การถ่ายเอกสารให้แต่ละครั้งต้องใช้ Password แบบรวมศูนย์ที่มีฟังค์ชั่นใช้งานที่หลากหลายทั้งถ่ายเอกสาร Print และ Scan และมีข้อตกลงร่วมกันว่าต้องรับผิดชอบในจำนวนการใช้กระดาษที่เพิ่มขึ้นและลดลงของแต่ละฝ่าย
*** ส่งเรื่องแจ้งเพื่อทราบทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) การใช้ระบบ Scan และการสร้าง QR Code เอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิคส์ และการรับส่งข้อมูลภาพ เสียง วิดีโอ ผ่านแอ๊พลิเคชั่นไลน์ ฯลฯ
***ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากเครื่องพิมพ์ก่อนพิมพ์ และให้สั่งพิมพ์เฉพาะที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 - ทุกหน่วยงานทำสถิติบันทึกการใช้กระดาษของสำนักงานก่อนและหลังดำเนินการเพื่อประเมินผลการดำเนินงานในภาพรวมเป็นประจำทุกเดือน และสรุปในภาพรวมตลอดปีงบประมาณ
ที่มา : ชุมชนนักปฏิบัติ CoP “เปลี่ยนออฟฟิศให้สมาร์ทด้วย Paperless Office”
อ่าน : 56
11 กันยายน 2561